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真正有效的時間管理，

不是在管理「時間」，而是學會管理「自己」!





競爭激烈的社會，不管是公司遇缺不補，或個人愛「包工程」，很多人都沒辦法在朝九晚五的八小時內，把工作做完。這種時候，大多數人不是想辦法加快做事速度，要不然就是留下來加班，消化工作量。





作者寫這本書，在告訴我們：



1. 你不需要用工作時間長，來向公司證明你的貢獻度。公司比較重視效益。



2. 工作時間拉長，生產力會下降，事倍功半。



3. 工作量大，時間不夠用，是因為你「選錯」該做的事項，不能怪公司或怪別人。



4. 本書會教你走出工作量大的迷宮，讓你每天準時下班，而且工作目標都完成。





書中作者傳授一套廣受企業喜愛的「生產力流程法則」，包含六個步驟:





步驟1.每天一早決定該做哪些事



每天待辦事項超過十項，肯定有問題!

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別再列「待辦事項」，改列「高效事項」(高貢獻報酬工作)



「不辦」事項(一直收信，看Facebook……)也要列出來鞭策自己不要做





步驟2. 把該做的事，排進行事曆



每天行事曆裡只針對以下三種事情排進度：



--公司例行事務:會議等等。



--自己職務例行事務:聯繫客戶等等。



--「高效清單」裡的工作。





步驟3. 專注工作，不分心



想辦法排除或管理兩種最主要的「阻礙」。



--外來的阻礙:同事來探詢或聊天，電話郵件不斷……



--自己的阻礙:負面情緒，過度社交……





步驟4. 快速處理隨時進來的訊息



--文件類：快速瀏覽，吸收訊息後分類歸檔或處理掉。



--e-mail:快速讀完，依照一定的標準，立刻決定該轉寄、回覆、存檔，還是刪掉。



--無論是文件還是email，都盡可能不要處理兩次以上。





步驟5. 終結鬼打牆的問題



解決人的問題：



--確保溝通要直接而確實



--讓事件的所有人都瞭解狀況



--遇到管太細的主管:試著調整自己，不然就向主管抗爭，或者乾脆離職





步驟6.做好你的能量管理



--不要過度工作，必須給自己足夠時間讓身心都能充電，第二天再戰。



--保持體能良好狀況：睡眠、運動、飲食均衡。



--保持心理健康：家庭生活、心靈成長……

譯者介紹

語言學校課程 彰化

劉玉文





銘傳大學大眾傳播系畢業，美國華盛頓大學大眾傳播學院碩士，目前定居美國北卡羅萊納州。曾任職於臺灣電視及東森電視，現為自由譯者，已出版譯作包括《無所不在的連結：病毒式行銷！？用Facebook精準掌握潛在客戶需求》、《再也不說我老了：抗老管理療法讓歐吉桑變成年輕小伙子》。熱愛閱讀、文字、電影和貓。

作者序



前言：關於精簡的基本概念



節省時間，自救助己



嚴苛的現實



最佳的解套方法



創新的時間管理術：生產力流程法則（PWF)





第一章：分辨該做什麼



為什麼事情總是多到做不完？



你的產能價值在哪裡？



揪出浪費時間的殺手



時間花到哪裡去了？



「待辦清單」：檢查還有哪些沒做？



戰場的急救分類法



PWF第一個步驟的回顧與摘要





第二章 排定時間表



關於一週工作四小時



時間表初級班



大幅減輕你的工作負荷



學會說「不」，並且貫徹實行



節省開會的時間



進退兩難的選擇



PWF第二個步驟的回顧與摘要





第三章 集中你的注意力



造成分心的原因



應付來自外來的分心因素



解決來自內在的干擾雜音



掙脫科技的束縛



專心小幫手



心無旁騖的禪學



PWF第三個步驟的回顧與摘要





第四章 創新的資訊處理法



克服資訊氾濫



資料整理術



你的個人時間管理系統



資訊管理的原則



6D資訊管理流程?



e-mail處理流程圖



PWF第四個步驟的回顧與摘要





第五章 終結效率鬼打牆



實用的辦公室整理法



「人」的問題



如何應對事必躬親的微型主管



減少無效，突破瓶頸



持續進步的挑戰



自我要求、不斷超越



PWF第五個步驟的回顧與摘要





第六章養精蓄銳，做好能量管理



源源不絕的個人能量



充足的睡眠



均衡的飲食



適度的運動



保持愉快的心情



保持在巔峰的狀態



PWF第六個步驟的回顧與摘要





後記



好好利用閒暇時間

推薦文

加班不再是「常態」

文/摩特格．L．博德(瑞銀集團投資事業群資深副總裁)





在諮詢史塔克女士的專業意見之前，加班是我們公司員工的常態，員工得在下班後再多留幾個小時，才能完成工作，趕上應有的進度。





史塔克女士受邀短期留在我們公司，幫助我們改善公司內部溝通協調的方式，讓協調流程變得更加有效。同時，她還指導我們如何將日常事務分門別類，並隨時追蹤進度，也告訴我們如何善用微軟的e-mail收發軟體（Outlook）整理歸納各種訊息。諸如此類的改善方法不勝枚舉，但可以肯定的是，我們的工作方式有了很大的進步。我們的員工現在可以準時完成每天的工作，工作過程中也很少出錯，更不用擔心會造成很大的疏失。我們有六個夥伴負責各種執掌，其中有個負責「退休金計畫」，有個專責研究工作，現在運作變得非常順暢，他們彼此花費在溝通協調的時間更少但成效卻更好了。





根據我的估算，比起史塔克女士還沒來之前，我們每天可節省九十分鐘的時間。我的六名屬下原本是無所適從，壓力又大還要常常加班。他們現在效率變高了，還能在下班之前就完成工作，準時回家。幾個月以來，沒有一個員工需要留在公司加班。史塔克女士就如同她的專業頭銜「生產力專業顧問」，她指引我們一條通往成效更好的捷徑，成效比以前好太多了，而且還縮短了工時。我們的員工有信心可以在現有人力下，達成顯著的業績成長，而我們可以善用多出來的時間，好好研究公司的發展方向和策略，以期達成更卓越的成就。

亞馬遜讀者五星評價

國際知名企業(瑞銀集團、微軟等)高階主管採用後紛紛推薦





「蘿拉．史塔克改善了我們公司內部的工作流程，溝通協調變得更加順暢，資料建立也更有條理，團隊合作也更融洽。在她的協助之下，我們公司有了極大的轉變，而且更上層樓。我無法用三言兩語表達，我們公司受到蘿拉有多大的幫助。」



——摩特格．博德（Montague Boyd）/瑞銀集團投資事業群資深副總裁。





「領袖特質、策略、和商業頭腦，都是商業成功所必要的條件。蘿拉的生產力流程的核心，就在於加強這些必要條件。企業人士請務必閱讀此書！」



——米克．哈洛(Mike Howard)/微軟保安管理部長





「這本書指引大家如何高效利用有限的時間，在資源短缺的狀況下，還能達到最大的效果。請花點時間閱讀本書，等到驗收結果時，你會驚艷於自己的成就。」



——提姆．傑克森（Tim Jackson）/科羅拉多汽車經銷商協會總裁兼執行長。





「任何一個人想要達成事半功倍，減少事倍功半，都應該閱讀此書。」



——尼多．Ｒ．庫貝因博士(Dr. Nido R Q ubein）/高點大學校長，豐收麵包公司總裁。





「史塔克難以置信的書，告訴你如何增進更好的組織能力，並得到比你可能想到的更快的結果。 」





「這本書會節省你的時間、金錢，以及最重要的——拯救你的心靈。在我們現代快速變動、多工的世界中，史塔克提供你解決困難的方法，本書集結了她的專業精髓。」



——提姆．桑德（Tim Sanders）/暢銷作家及前雅虎Yahoo!領導力督導長





「蘿拉的生產力流程法則會幫助你變成一個5%的雇員，卻能創造95%的公司的價值。除此之外，Productivity Pro也是一個套值得使用的好工具！」



——傑夫．畢騰爾(Jeff Bettinger) /HelpMyResume.com的職涯策略領導長





「我是蘿拉的狂熱的書迷，因為她是我的良師，她教導我如何施力不多，卻能收獲良多。對我而言，就如許多其他人一樣，時間即金錢。她教我如何更有效的利用時間，因為我有了時間，我就可以做得更多我想做的事，對我而言，這就是無價。」



——喬．卡勒威(Joe Calloway)/《顧客要買什麼？就是比別人好的頂極服務》作者





「你常常加班嗎？壓力大到快要受不了嗎？無論怎麼苦幹，工作表現缺毫無起色？去買本蘿拉．史塔克的書吧。你只要讀透這本書，你的難題就能迎刃而解。你的工作負擔變少了、壓力減輕了，而且還能得到豐碩的成果。是的，你一定可以辦得到，所有秘訣盡在本書中。」



——達倫．海迪（Darren Hardy）/《成功雜誌》發行人，紐約時報暢銷書《複合效應》作者。





——布萊恩．崔西（Brain Tracy）/《想成功，先吃了那隻青蛙》以及《征服自己：成功者不說，卻一直在做的事》作者





「這是一本內容豐富、務實的工具書，你可以在本書中一覽現代職場上最困難的挑戰：時間管理。終於有人能夠解決我們工作過勞的窘境，作者史塔克女士也給予我們相當有用的解套公式：精簡、精簡、再精簡。」



¬¬¬——羅瑞．維汀(Rory Vaden)/西南顧問公司共同創辦人、紐約時報暢銷書《邁向成功的7個步驟》（Take the Stairs）作者。

揪出浪費時間的殺手





時間是最寶貴的工作資源。跟辦公文具甚或是金錢不同，時間用掉就沒有了；公司櫃子裡不會有個標示「時間」的盒子，備著一分鐘兩分鐘供你不夠時取用。時間用掉了就一去不復返，即使如此我們老是在浪費時間，多浪費的每一分鐘，都讓我們無法去做本來

應該做的正事。



你不能白白浪費時間。如果你想要達到精簡工作的成效，確實做好時間管理非常要緊。當你在做「時間管理」，你不是在管理「時間」，而是管理「你自己」。也就是做好自我管理。



你有了這樣的基本概念後，我們來看看哪些是造成時間浪費的殺手，以下幾項是職場中常見的殺手：







e-mail：老是在檢查收件匣是很糟糕的事，如果每一封來信都要看，都要回覆，你該做的工作只會脫軌、跟不上進度。你不但要花時間打開信、瀏覽信件內容、決定是要忽略或是回覆對方，更糟的是，你還要花更多的時間重新集中精神，收心繼續工作。



面對現實吧，e-mail雖然是很好用的工具，但放任不管的話，只會白白吃掉你的工作時間。如果你真的無法克制自己去點開來看，那還不如關掉e-mail，好好專心工作。比方說，關閉來信提示音或是其他的系統提示，不要讓提示音的嗶嗶聲打擾你，不斷提醒你有待看的來信。在第三章中，我會介紹一些可以好好管理e-mail的程式工具。







網路：網路是職場中最浪費時間的殺手，雖然網路很有用，甚至可以也真的幫許多人創造財富——但也是一個會讓員工沉溺其中，造成產能低落的主因。近期的研究就顯示，上班族承認每天上班會打混，打混的時間平均兩個小時，其中一個小時就是掛在網路上。相當不妙！



網路是資訊的無底洞，有的資訊有用，有的卻無用。網路很方便，有時還能節省時間，但很容易推人下海。比方說，剛上網只是用一下網路付款或是查查地址，到最後卻讀起新聞或是查看社群網站的更新。



如果你打算休息一下，紓解一下壓力，上上網是沒有什麼關係，只要確定時間地點恰當，不會干擾你正常工作就好。不然的話，把網路視為一種工具吧，跟所有工具一樣，有需要才用，用完了就要收起來。







社群網站：請小心使用推特（Twitter）、臉書（Facebook）以及LinkedIn這些社群網站。因為以產能的觀點來看，社群網站簡直就是時間的吸血鬼。包括我在內以及其他許多企業主，都會利用社群網站拓展市場商機。可是呢，有許多職員使用社群網站瀏覽訊息、更新回應，但都不是為了商業目的，而是私人用途。雖然職員浪費的只是時間，這不但不能幫公司賺錢，反而會讓公司賠錢。







交際行為：我們都希望工作場所氣氛融洽，和同事相處甚歡，而現況卻是我們占用上班時間閒聊。午休時間跟同事聊聊天沒有太大關係，但工作時間就應該用來工作。你更要避免在別人的辦公室或座位旁聊天，這不但浪費自己的時間，也在浪費別人的時間。所以，不管你多想跟別人交際，還是要控制自己的社交習慣。



員工不認為自己聊天是在浪費時間，而管理階層則認為員工聊天就是在浪費時間。那結論到底是什麼呢？聊天可以說是浪費時間，但也可以說不是。所以，交際行為要視個別狀況而定，而每一個狀況都不一樣，得依據社交內容和目的。雖然有的交際行為就是在浪費時間，但有的確實具有目的，不能以偏概全。比方說，花了三十分鐘講莎莉姑媽開刀的事情，很明顯地對工作沒有幫助，而有的社交活動是為了建立人脈、凝聚向心力、增進同事情感以及彼此切磋學習，這類...